PRIVACYVERKLARING

In deze privacyverklaring willen we alle bij vzw Royal Kapellen Tennisclub aangesloten leden, deelnemers aan activiteiten, klanten en personen die belangstelling tonen in onze clubwerking informeren over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. 
Wij doen er alles aan om de privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. vzw Royal Kapellen Tennisclub houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR). 
Dit brengt met zich mee dat: 

• wij in ieder geval uw persoonsgegevens alleen verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt; deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring; 
• de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt; 
• wij om uw uitdrukkelijke toestemming zullen vragen voor elke verwerking die niet gedekt is door een wettelijke verplichting, contractuele grond of gerechtvaardigd belang i.f.v. het doel waarvoor deze zijn verstrekt; 
• wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is; 
• wij geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt; 
• wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren. 

Als vzw Royal Kapellen Tennisclub zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hierover heeft of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
vzw Royal Kapellen Tennisclub
Dorpstraat 65, 2950 Kapellen
[email protected] / www.tckapellen.be 

Joris Van Ham, secretaris van de club is tevens de functionaris gegevensbescherming van vzw Royal Kapellen Tennisclub. Hij is te bereiken via mail. 
Uw persoonsgegevens worden door vzw Royal Kapellen Tennisclub verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden: 

• Het voeren van een ledenadministratie en dienstverlening aan de leden (contractuele grond); 
• Communicatie en promotie van tennis en padel (gerechtvaardig belang); 
• Het verzekeren voor Lichamelijke Ongevallen en Burgerlijke Aansprakelijkheid (wettelijke verplichting); 
• Publicatie op website (contractuele grond en gerechtvaardigd belang); 
• Het kunnen deelnemen aan officiële competities, opleidingen en andere activiteiten van de koepelfederatie Tennis Vlaanderen VZW en/of eigen georganiseerde competities (contractuele grond); 
• Registratie bij organisatie van eigen lessen en kampen (contractuele grond) en registratie van clubactiviteiten en eigen competities (contractuele grond); 
• Het registreren van uw competitieresultaten en berekenen van uw klassement en/of ranking (via Tennis en Padel Vlaanderen) (gerechtvaardigd belang); 
• Het detecteren en opvolgen van talenten (gerechtvaardigd belang); 
• Facturatie (gerechtvaardigd belang) 
• Personeelsadministratie (contractuele grond en gerechtvaardigd belang); 
• Toegangsbeheer – badgesysteem (gerechtvaardigd belang); 
• Het uitvoeren van marktonderzoek en statistieken i.f.v. ons toekomstig clubbeleid (gerechtvaardigd belang); 
• Het bekomen van subsidiëring door de lokale en Vlaamse overheid (wettelijke verplichting); 
• U toe te laten uw verbruik aan de bar elektronisch te registreren en achteraf te betalen (gerechtvaardig belang). 
• Camerabeelden voor anti-diefstal doeleinden (gerechtvaardig belang). 

Voor bovenstaande doelstellingen kunnen wij volgende persoonsgegevens van u verwerken: 

• Identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, geslacht, geboortedatum (wettelijke verplichting); 
• Telefoonnummer, e-mail, rijksregisternummer, foto, video en URL (mits toestemming); 
• Tennisgegevens: competitie- en/of testresultaten, klassement en rankings ,inschrijvingen, clubaansluitingen en transfers, lidnummer, reservaties (gerechtvaardigd belang); 
• Sportongevallen (wettelijke verplichting); 
• Medische fiches (kampen) en eventuele handicaps (mits toestemming); 
• Financiële gegevens, o.a. betalingen, rekeningnummers, … (gerechtvaardigd belang); 
• Bij officiële trainers : voor personeelsadministratie verzamelen we rekeningnummer/burgerlijke staat/loongegevens/contracten/copie identiteitskaart (contractuele grond). Eveneens sportdiplomas/votas-ID (gerechtvaardigd belang) en uitreksel strafregister (wettelijke verplichting). Voor officials bijkomende graad (gerechtvaardigd belang); 
• Login en paswoord van onze eigen website (gerechtvaardigd belang); 
• Gegevens over het verbruik in de bar en camerabeelden van de bar (gerechtvaardigd belang); 
• Overige persoonsgegevens die U zelf actief verstrekt door bijvoorbeeld een profiel aan te maken op onze website of op de website van Tennis en Padel Vlaanderen. 

Wij verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens, tenzij met uitdrukkelijke toestemming. 
Wij verwerken enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt via o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website of de website van Tennis en Padel Vlaanderen, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, … 
Wij verwerken enkel persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien hiervoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Bij discussie zullen redelijke inspanningen worden geleverd om deze toestemming te verifiëren. 
Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering. 
vzw Royal Kapellen Tennisclub houdt zich het recht voor om tijdens activiteiten die onder onze bevoegdheid vallen algemeen beeldmateriaal te maken en dit te publiceren via onze kanalen. De betrokkenen hebben recht op schriftelijk bezwaar. 

Verstrekking aan derden 
Wij maken gebruik van een derde partij voor het verzorgen van:

• leden- en competitie-administratie (Tennis en Padel Vlaanderen); 
• tennislessen & -stages (individuele trainers en Tennis en Padel Vlaanderen); 
• terreinreservaties (Tennis en Padel Vlaanderen); 
• sportongevallenverzekering (verzekeraar); 
• internetomgeving (webhosting met name DotNetNuke CMS systeem); 
• nieuwsbrieven en uitnodigingen (mailplatform); 
• Andere gebruikte computerprogramma’s of systemen: Microsoft 365 voor E-mail en opslag van documenten via Onedrive en Sharepoint/E-verbruiksboek software Anka Business Systems voor registratie verbruik bar/eigen ontwikkelde software voor registratie en raadpleging ledengegevens via website/ Microsoft Azure Database in Europees datacentrum voor bewaring datagegevens Website en E-verbruiksboek/Ispy voor toegang tot camerabeelden die lokaal op club bewaard worden. 

Verder geven wij de door u verstrekte gegevens niet door aan derden, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is (bijvb. Tennis en Padel Vlaanderen, Sport Vlaanderen, de lokale overheid, politie, gerecht, …) of in functie van een samenwerking binnen de beschreven doeleinden van de vereniging. Indien wij persoonsgegevens wensen te delen met derden buiten de beschreven doeleinden van de vereniging zullen wij u hiervoor schriftelijk toestemming vragen. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU. 
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten of de GDPR-compliancy van de betreffende instantie niet hebben gecheckt. In deze verwerkersovereenkomsten worden de nodige afspraken gemaakt om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Teneinde het spelen van tennis onder elkaar te kunnen faciliteren, worden naam, telefoon en emailadres van alle clubleden ter beschikking gesteld aan de andere clubleden via de website van de club op een besloten webpagina (via paswoord). Op eenvoudig verzoek kunt u zich laten verwijderen uit deze lijst (zie contactgegevens bovenaan deze privacyverklaring). 
Teneinde de tennissport in het algemeen en de competities in het bijzonder te kunnen vormgeven, worden de sportieve gegevens van uw lidmaatschap (o.a. competitieresultaten, klassement, …) inclusief naam en geboortedatum (om voldoende onderscheidend te kunnen zijn), en de noodzakelijke contactgegevens, via een besloten database van Tennis Vlaanderen ter beschikking gesteld aan een beperkte groep gemandateerden (via paswoord) en ten behoeve van de tennisgemeenschap (ouders, grootouders, vakpers, …) op de website van Tennis Vlaanderen (dit laatste weliswaar zonder contactgegevens). 
Van de officiële trainers, officials, interclubverantwoordelijken en -kapiteins en de bestuurders van de club worden eveneens de specifieke functies en de contactgegevens in de besloten database en webomgeving van Tennis Vlaanderen ter beschikking gesteld. 

Beveiliging van de gegevens 
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we volgende beveiligingsmaatregelen genomen: 

• Gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen; 
• Encryptie van de persoonsgegevens, Firewall en Patchbeheer; website is beveiligd via SSL encryptie en alle persoonlijke info kan enkel geraadpleegd worden indien U beschikt over geldig gebruikersnaam en paswoord. Dit paswoord wordt versleuteld opgeslagen.Database Azure is beveiligd en kan worden geraadpleegd door bevoegde bestuurders. Camerabeelden zijn beveiligd en kunnen lokaal en online enkel geraadpleegd worden door de bestuurleden van de club. 
• Back-ups om de persoonsgegevens te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten; 
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens; 
• Alle personen die namens  vzw Royal Kapellen Tennisclub  van uw gegevens kennis kunnen nemen, alsook Tennis Vlaanderen en haar gemandateerden zijn gehouden de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming na te leven; 
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen. 

Bewaartermijn 
vzw Royal kapellen Tennisclub bewaart de persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Om de efficiënte werking van de club te garanderen verwijderen we een aantal gegevens niet behalve voor een belangrijk aantal gegevenscategoriën wanneer de betrokkene hier expliciet naar vraagt. Op deze regel bestaan de volgende uitzonderingen: 

• Medische fiche wordt verwijderd na afloop kamp; 
• Gegevens van ex-leden: e-mail/telefoonnummers/URL/foto worden na 5 jaar inactiviteit verwijderd. 
• Gegevens trainers: geboorteplaats / adres / foto / bankrekening / rijksregisternummer / burgerlijke staat / loongegevens / contracten / sportdiploma’s worden verwijderd uiterlijk 2 jaar na de laatste prestatie. Uittreksels strafregister worden onmiddellijk na inzage verwijderd. 
• Camerabeelden worden maximaal 1 maand bewaard. 

Uw rechten omtrent uw gegevens 
U heeft recht op inzage, kopie en correctie van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. U kan dit regelen via uw persoonlijke webpagina (spelersdashboard) op de website www.tennisenpadelvlaanderen.be (uw lidnummer en paswoord worden u via een email van Tennis Vlaanderen toegezonden of kunnen opnieuw opgevraagd worden via [email protected]) of via de verantwoordelijke gegevensbescherming van vzw Royal Kapellen tennisclub voor club-eigen informatie (zie contactgevens bovenaan Privacy Verklaring).Om echter zeker te zijn dat het verzoek door u werd gedaan, vragen wij wel een copie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Maak in deze copie uw pasfoto/MRZ (machine readable zone) ttz strook met nummers onderaan het paspoort/paspoortnummer en Rijksregisternummer, zwart. Dit ter bescherming van uw eigen privacy. vzw Royal kapellen tennisclub zal zo vlug mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op uw verzoek reageren. 
Daar waar de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op uw toestemming, heeft u het recht om deze toestemming op elk moment in te trekken zonder opgave van reden. Het intrekken van uw toestemming verandert niets aan de geldigheid van de verwerkingen die gebeurd zijn vóór de intrekking. Let wel: uw email en telefoon zijn nodig voor het inschrijven voor competities. 
U heeft het recht op beperking van uw persoonsgegevens. De rechtmatigheid van uw vraag zal door ons getoetst worden aan onderhavige privacyverklaring en aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. 
U heeft het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. 

Klachten 
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover met ons contact op te nemen (zie contactgegevens bovenaan deze privacyverklaring). 
U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
    Gegevensbeschermingsautoriteit
    Drukpersstraat 35 – 1000 Brussel
    [email protected] 

Wijziging privacy statement 
vzw Royal Kapellen Tennisclub kan zijn privacyverklaring wijzigen. Van elke wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 1 december 2023.